ทุกวันนี้ การทำงานโดยตั้งใจและมุ่งเน้นเป็นเรื่องยากมาก สิ่งรบกวนทางดิจิทัลมีอยู่ทั่วไป และคุณมักจะถูกโจมตีด้วยการสื่อสาร ดังนั้นคุณจึงต้องกำหนดเวลาและทำให้มันคุ้มค่า Focus Time และ Automatic Scheduling มีประโยชน์มากเพราะช่วยแก้ปัญหาดังกล่าวได้
Focus Time และ Automatic Scheduling เป็นมากกว่าบล็อกปฏิทิน พวกเขาสร้างระบบบูรณาการที่ออกแบบมาเพื่อช่วยให้คุณยึดติดกับสิ่งที่คุณต้องทำภายในหน้าต่างนั้น ฉันเพิกเฉยต่อเครื่องมือเหล่านี้มาเป็นเวลานานก่อนที่จะลองใช้ และตอนนี้ฉันคิดว่ามันเป็นคุณสมบัติที่ถูกประเมินต่ำเกินไปที่พนักงานระยะไกลทุกคนต้องการ
อะไรคือเวลาโฟกัสและการตั้งเวลาอัตโนมัติ
เครดิต: ไมโครซอฟต์
Focus Time เป็นวิธีที่ดีในการปกป้องแบนด์วิธทางจิตของคุณ การประชุมปกติอาจเป็นสัญญาณว่าคุณไม่ว่าง แต่ Focus Time นั้นเป็นโหมดห้ามรบกวนที่สมบูรณ์ซึ่งทำงานได้กับแอพที่เข้ากันได้ทั้งหมดเพื่อล็อคช่วงเวลาเฉพาะสำหรับการทำงานที่มีลำดับความสำคัญสูงและลึกซึ้ง คุณไม่จำเป็นต้องค้นหาชั่วโมงทำงานว่างในสัปดาห์ที่ยุ่งวุ่นวายด้วยตนเอง ฟีเจอร์นี้ใช้ Viva Insights เพื่อปรับวิธีจัดการเวลาของคุณ
โทรศัพท์บางรุ่นมีคุณสมบัติคล้ายกันที่ผู้คนมักปิดใช้ เนื่องจากผสานรวมกับ Microsoft 365 Business จึงทำงานร่วมกับปฏิทินของคุณด้วย จุดเด่นที่แท้จริงเบื้องหลังฟีเจอร์นี้คือ Viva Insights โดยจะวิเคราะห์กำหนดการของคุณโดยอัตโนมัติ ค้นหาและจองช่วงว่างเหล่านั้นให้กับคุณ เมื่อคุณสมัครแผนโฟกัส ระบบจะตรวจสอบปฏิทิน Outlook ของคุณเพื่อดูว่าคุณจะสามารถทำงานที่มีสมาธิเสร็จได้เมื่อใด
ได้รับการออกแบบมาให้ไม่ล่วงล้ำ ดังนั้นซอฟต์แวร์จึงทำให้แน่ใจว่าจะไม่สร้างความขัดแย้งโดยการปิดกั้นเวลาสำหรับกิจกรรมที่มีอยู่ การประชุมตลอดทั้งวัน หรือการนัดหมายส่วนตัว นอกจากนี้ หากคุณชอบจัดการกับงานหนักในตอนเช้า Viva Insights จะค้นหาช่วงว่างเหล่านั้นก่อนที่จะพยายามจองให้คุณในช่วงบ่าย นอกจากนี้ยังตั้งโปรแกรมให้หลีกเลี่ยงชั่วโมงอาหารกลางวันของคุณ เว้นแต่ไม่มีเวลาอื่นที่ว่างอย่างแน่นอน
ในระหว่างเซสชันที่กำหนดเวลาไว้ สถานะ Microsoft Teams ของคุณจะพลิกเป็น “โฟกัส” โดยอัตโนมัติ ในขณะเดียวกัน คุณลักษณะนี้จะปิดการแจ้งเตือนการแชทและระงับป๊อปอัปที่รบกวนสมาธิ โดยปกติจะเชื่อมต่อโดยตรงกับการตั้งค่า “ห้ามรบกวน” ของ Windows เพื่อปิดเสียงแบนเนอร์และการแจ้งเตือน ผลลัพธ์ของการทำงานทั้งหมดนี้ในเบื้องหลังคือพื้นที่ทำงานที่คุณสามารถทำงานให้เสร็จได้จริงโดยไม่ต้องกังวลหรือถูกบังคับให้เปลี่ยนบริบท สิ่งนี้รับประกันได้ว่าเวลาในปฏิทินของคุณจะถูกนำไปใช้ตามสิ่งที่คุณวางแผนไว้อย่างแท้จริง
วิธีการตั้งค่า Focus Time และ Automatic Scheduling
หากคุณต้องการเปิดใช้งานคุณสมบัตินี้ในปฏิทิน Microsoft ของคุณหรือผ่านแอป Viva Insights หากต้องการเริ่มต้น เพียงไปที่อินเทอร์เฟซใน Teams หรือ Outlook ไปที่หน้าแรกแล้วเลือกเพิ่มเวลาโฟกัส จากนั้นคุณสามารถเลือกเวลาที่ต้องการและกำหนดเวลาได้เหมือนกับเวลาอื่นๆ
อีกวิธีหนึ่งมีความซับซ้อนมากกว่าเวอร์ชันของ Google ปฏิทิน สำหรับ Microsoft เพียงไปที่แท็บหน้าแรกของ Viva Insights spp เลื่อนลงและเลือก ‘จองเวลาโฟกัส’ สำหรับกำหนดการที่เกิดซ้ำซึ่งเหมาะกับกิจกรรมของคุณ ให้เลือก ‘ตั้งค่าแผนการโฟกัสรายวัน’ เมื่อคุณเปิดใช้งาน ระบบจะสแกนปฏิทินของคุณเพื่อหาพื้นที่เปิดโล่ง และจองบล็อคเวลาโฟกัสเฉพาะโดยอัตโนมัติล่วงหน้าสูงสุดสองสัปดาห์ล่วงหน้า
การตั้งค่าอัตโนมัตินี้ดีมากเพราะช่วยให้แน่ใจว่ากำหนดการของคุณรวมเวลาสำหรับงานหนักไว้ด้วย ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องมองหาเวลาว่างหรือปิดการประชุมด้วยตนเองทุกวัน
คุณสามารถปรับแต่งบล็อกที่แนะนำโดยอัตโนมัติเหล่านี้เพื่อให้เหมาะกับขั้นตอนการทำงานส่วนบุคคลของคุณได้อย่างสมบูรณ์แบบโดยปรับการตั้งค่า ‘การกำหนดค่าแผน’ ภายใน Viva Insights โดยเฉพาะอย่างยิ่ง คุณจะต้องตัดสินใจอย่างชัดเจนว่าควรบล็อกโฟกัสในแต่ละวันนานแค่ไหน โดยให้คุณเลือกอะไรก็ได้ตั้งแต่การโฟกัสแบบต่อเนื่องอย่างรวดเร็ว 30 นาทีไปจนถึงเซสชันสมาธิแบบเข้มข้นสี่ชั่วโมง
คุณสามารถดำเนินการนี้ได้ฟรีโดยไม่ต้องใช้บัญชีพรีเมียม เพียงตั้งเวลาตามปกติ จากนั้นเพิ่ม “Focus Time” เป็นชื่อ คุณสามารถตั้งค่าเป็น Do No Disturb และแก้ไขการตั้งค่าที่คุณต้องการได้ จากนั้นให้ตั้งค่าเป็นกิจวัตร ข้อแตกต่างคือเป็นการดำเนินการด้วยตนเองแทนที่จะทำเพื่อคุณ แต่ผลลัพธ์ก็เหมือนกัน
คุณต้องแน่ใจว่าเวลาโฟกัสไม่ทำให้คุณพลาดสิ่งสำคัญ ดังนั้นการกำหนดการตั้งค่าการรบกวนเพื่อให้เฉพาะผู้ติดต่อที่มีลำดับความสำคัญทะลุผ่านได้จึงเป็นสิ่งสำคัญ คุณสามารถปรับแต่งสิ่งนี้ได้อย่างง่ายดายโดยจัดการการเข้าถึงตามลำดับความสำคัญในการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวของ Teams ซึ่งช่วยให้เฉพาะบุคคล (ผู้จัดการหรือเพื่อนร่วมงานคนสำคัญ) ข้ามข้อจำกัดเหล่านั้นได้อย่างสมบูรณ์ ซึ่งหมายความว่าข้อความและการโทรของพวกเขายังคงส่งถึงคุณ
Windows Focus ยังช่วยให้คุณสร้างรายการลำดับความสำคัญสำหรับแอปและบุคคลเฉพาะได้ โดยทำให้แน่ใจว่าแม้การแจ้งเตือนทางอีเมลทั่วไปจะถูกปิดเสียง แต่การแจ้งเตือนด่วนหรือการโทรจาก VIP จะยังคงได้ยินอยู่
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเพื่อการมุ่งเน้นสูงสุด
อย่าคิดว่าคุณสามารถบล็อกชั่วโมงทั่วไปในปฏิทินได้แค่นั้นก็เพียงพอแล้ว คุณต้องจัดโครงสร้างเวลานั้นอย่างตั้งใจโดยใช้เครื่องมือที่ผสานรวมภายใน Windows และ Microsoft 365 เมื่อบล็อกโฟกัสตามกำหนดการของคุณมาถึง อย่าปล่อยให้เซสชันผ่านไปโดยไม่มีแผน ให้เริ่มเซสชันโฟกัสเพื่อสร้างคอนเทนเนอร์ที่ชัดเจนสำหรับความสนใจของคุณแทน
ใช้ตัวจับเวลาโฟกัสในตัวเพื่อแบ่งงานของคุณออกเป็นช่วงเวลาที่จัดการได้ โดยมักใช้เทคนิค Pomodoro ซึ่งรวมถึงการพักอัตโนมัติ สิ่งนี้จะช่วยป้องกันอาการเหนื่อยหน่ายและรักษาระดับพลังงานที่สูงไว้ตลอดเซสชั่น เปิดใช้งานคุณสมบัติ ‘Keep on top’ สำหรับวิดเจ็ตจับเวลาเพื่อรักษาโมเมนตัมของคุณ การนับถอยหลังด้วยภาพนั้นสร้างความรู้สึกเร่งด่วนและทำให้คุณต้องรับผิดชอบต่อนาฬิกา มันทำให้แน่ใจว่าคุณอยู่ในโซนนั้นแทนที่จะลอยออกไปสู่หน้าต่างที่รบกวนสมาธิ
เพื่อรับประกันว่าเวลาที่บล็อกไว้จะให้ผลลัพธ์ที่จับต้องได้จริง คุณต้องกำหนดอย่างชัดเจนว่าคุณกำลังจัดการอะไรก่อนที่นาฬิกาจะเดิน ใช้ประโยชน์จากการบูรณาการเชิงลึกกับ Microsoft To Do โดยการเลือกงานเฉพาะจากรายการของคุณโดยตรงภายในอินเทอร์เฟซเซสชันโฟกัส ซึ่งจะช่วยป้องกันไม่ให้เกิดอัมพาตในการตัดสินใจเมื่อตัวจับเวลาเริ่มต้น และช่วยให้วาระการประชุมของคุณอยู่ตรงหน้าคุณในระหว่างช่วงทำงาน
คุณสมบัติเจ๋งๆ ที่คุณต้องใช้คือการเชื่อมโยงบัญชี Spotify ของคุณ (เช่นใน Discord) กับเซสชัน การเล่นเพลย์ลิสต์ที่เน้นการโฟกัสโดยเฉพาะ เช่น เพลงที่มีโฟกัสชัดลึกหรือไวท์นอยส์ โดยตรงผ่านเครื่องมือจับเวลาสามารถกลบสิ่งรบกวนสมาธิในพื้นหลังได้อย่างง่ายดาย และทำให้สมองของคุณเข้าสู่สภาวะลื่นไหลโดยไม่จำเป็นต้องเปิดหน้าต่างแอปแยกต่างหากที่อาจรบกวนการทำงาน
ทัศนคติแบบ set it-and-forget-it เป็นศัตรูของการปรับปรุงในระยะยาว ดังนั้น คุณควรตรวจสอบข้อมูลเชิงลึกด้านประสิทธิภาพการทำงานส่วนบุคคลของคุณเป็นประจำเพื่อปรับแต่งตารางเวลาของคุณ ตรวจสอบมาตรวัดความคืบหน้ารายวันในแอปนาฬิกาหรือส่วนการติดตามใน Viva Insights เพื่อติดตามความสม่ำเสมอและลายเส้นของคุณ
จริงๆ แล้ว การบริหารเวลาให้เก่งไม่ได้เกี่ยวกับการเรียนรู้เคล็ดลับ มันเป็นการเปลี่ยนความคิด คุณต้องหยุดปล่อยให้ตารางเวลาของคุณกดดันคุณและเริ่มสร้างมันตามที่คุณต้องการ เมื่อคุณวางแผนอย่างมีประสิทธิผล คุณกำลังให้หนทางแก่ตัวเองในการทำงานให้สำเร็จ
คุณกำลังปกป้องพลังการรับรู้ของคุณจากการรบกวนและการแจ้งเตือนมากมายอย่างต่อเนื่อง หากคุณต้องการปฏิบัติตามเวลาที่สงวนไว้อย่างสม่ำเสมอ Focus Time และ Automatic Scheduling จะช่วยคุณได้
*️⃣ ลิงค์ที่มา:
โทรศัพท์มีคุณสมบัติที่คล้ายกันมากกว่าเวอร์ชันของ Google ปฏิทินซึ่งเชื่อมโยงบัญชี Spotify ของคุณ (เช่นใน Discord)